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ARCHIVO REGIONAL Y GOBIERNO REGIONAL PUNO INICIAN PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN PARA SU DEFENSA Y CONSERVACIÓN

ARCHIVO REGIONAL Y GOBIERNO REGIONAL PUNO INICIAN PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN PARA SU DEFENSA Y CONSERVACIÓN

Conforme a las facultades que confiere la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento Decreto Supremo N° 008-92-JUS; así como el Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental en el artículo 4; dispone que los documentos y expedientes con más de 30 años de antigüedad existentes en los archivos de los organismos del Sector Público, serán transferidos a los Archivos Regionales.

En tal sentido, el Gobierno Regional Puno a través del Archivo Regional Puno iniciaron el proceso de transferencia de documentos del Archivo Central del Gobierno Regional situado en el almacén central de Salcedo, la misma que determinó los procedimientos internos y los plazos para los procesos de registro, ordenamiento, clasificación y posterior transferencia, como lo establece el artículo 4° de la Ley de defensa, conservación e incremento del patrimonio documental aprobado por el Decreto Ley Nº 19414.

Los documentos que están almacenados en el Archivo Central del Gobierno Regional Puno son Ordenanzas, Decretos, Resoluciones, documentos financieros que sustentan pagos, documentos que sustentan los procesos presupuestarios, documentos referidos a obras, informes de gestión y otros de similar importancia, las cuales fueron abandonados por gestiones pasadas que no le dieron el debido interés.

Además, existen documentos desde el Sistema Nacional de Apoyo a la Movilización Social (SINAMOS), entidad estatal creada en 1971 por el gobierno de Juan Velasco Alvarado; así mismo del Organismo Regional de Desarrollo de Puno (ORDEPUNO) creado en 1978; además de documentación del Consejo Transitorio Regional – CTAR Puno, entre otros.

En caso de los documentos que después de la evaluación resulten no sustanciales, la entidad regional podrá determinar su incineración de acuerdo a las normas respectivas y con la autorización de la Comisión Técnica Regional de Archivos, responsables de emitir opinión sobre solicitudes de eliminación de documentos declarados innecesarios en los archivos de la administración pública de nuestra región.

Para ello, la institución archivera levantará como inicio del proceso, un inventario documentario, efectuará el registro y clasificación de documentos para conocer su importancia, sus fechas extremas (inicio y término de los procedimientos administrativos – acto administrativo) y su necesidad de conservación o traslado desde la unidad orgánica responsable del procedimiento al Archivo Regional de Puno de acuerdo a lo que se establece en la Directiva N° 007/86-AGN-DGAI, Normas para la Conservación de Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional.

La transferencia documental es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado físico y controlado de documentos de un nivel de archivo a otro, una vez vencido el plazo de retención o permanencia en el nivel de archivo original.